На что обратить внимание при заключении договора аренды офиса

Аренда офиса — серьезная проблема для многих предпринимателей. Большинство из них отказываются от услуг агентств по недвижимости и действуют самостоятельно. Результат — разрыв договора в одностороннем порядке, немотивированное повышение арендной платы, изменение условий сотрудничества и т. д. Избежать таких неприятных последствий поможет тщательное изучение договора еще на этапе его подписания. На что нужно обратить внимание?

Кто сдает

Этот момент играет самую важную роль. Быть арендодателями могут такие лица:

• собственники;
• представители собственников;
• субарендодатели.

У вторых всегда стоит проверять наличие доверенности, а у третьих — согласие арендодателей. У всех троих следует запросить такие бумаги:

1. Документы на помещение. Это могут быть оригиналы или копии. Последние должны быть обязательно заверены у нотариуса, поскольку подделать их проще простого.
2. Договор на приобретение сдаваемого помещения и выписка из ЕГРН. Это еще одно подтверждение права владения.
3. Выписка из ЕГРЮЛ. Покажет, кто сдает помещение в аренду, является ли этот человек директором организации или нет. Бесплатно получить такую бумагу можно на сайте налоговой инспекции.

Подписывать договор следует только после того, как перечисленные документы будут тщательно изучены. Также важно лично пообщаться с уполномоченным лицом. Сомнения в честности должны вызвать непонятная спешка, просьба оплатить аренду прямо сейчас и наличными, отсутствие требуемых документов, а также ключей. В таких случаях высока вероятность, что за дело взялись мошенники.

Что написано в договоре

Важно обращать внимание абсолютно на все детали. А их немало:

1. Объект аренды. В документах должна быть полная информация о нем. Речь идет о адресе, местоположении, номере, размерах и т. д. Также там должен быть план здания (если это, например, торговый центр), в котором цветом выделено сдаваемое в аренду место.
2. Арендная плата. Чаще всего она включает в себя не только плату за пользование квадратными метрами, но и коммунальные, дополнительные услуги. Эти моменты следует обговаривать заранее. Спорными могут быть вопросы об оплате общих с другими съемщиками помещений, о коммунальных услугах, уборке, охране, парковке и т. д.
3. Время внесения оплаты. Лучше, если это не будет конкретное число, поскольку не всегда арендатор успевает к назначенной дате. Получается, что он еще не въехал, а аренду уже платит. Специалисты рекомендуют оплачивать с момента передачи помещения в пользование.
4. Когда арендная плата будет повышаться. По закону, повышение возможно раз в год. Все остальные попытки считаются незаконными.
5. За что могут разорвать договор. Согласно закону, причинами выселения может быть порча помещения, а также просрочка в оплате больше, чем на два месяца. Но часто арендодатели пишут в договоре, что могут выгнать съемщиков без объяснения причин. Рекомендуется изменить этот пункт договора на требование предупреждать о таких действиях заранее, например, за два месяца.
6. Кто ремонтирует помещение. Опять же, согласно закону, ответственность за капитальный ремонт лежит на владельце помещения, а за мелкий текущий — на том, кто им пользуется. Эти моменты лучше обсудить и прописать в договоре заранее, поскольку многие нечестные арендодатели передают любой вид ремонта на своих клиентов, оставаясь при этом в большом плюсе.
7. Штрафы. Они могут быть установлены в крупных бизнес-центрах. Так, например, при аренде офиса нужно вовремя оформлять пропуска, в правильное время и через правильный вход завозить мебель и т. д. За несоблюдение внутренних распорядков администрация может выписать штраф. И оплачивать его придется арендатору.

Также стоит заранее продумать такие мелочи, как отсутствие рекламных баннеров на окнах или, например, наличие стойки администратора в холле. Если арендодатель не видит причины отказывать в них, его согласие нужно зафиксировать в договоре.

Как выглядит помещение

Обратить внимание нужно на такие моменты:

• состояние стен, пола и потолка, наличие трещин и других повреждений;
• работоспособность кондиционеров;
• работа Wi-Fi, скорость соединения;
• состояние розеток и выключателей.

Если есть какие-то недостатки, нужно сразу рассказать о них арендодателю. Не стоит въезжать до тех пор, пока они не будут устранены.

Также стоит узнать, кто снимает соседние офисы. Это нужно для того, чтобы после не возникло проблем с рабочим процессом. Так, например, если нужна тишина, вряд ли лучшим соседом будет студия актерского мастерства или детский развлекательный центр.

Итого, снять хороший офис не так уж и сложно. Главное — всегда и во всем обращать внимание на детали, а не слепо подписывать договор, надеясь на честность. В противном случае придется не только спешно искать замену, но и, возможно, потратить крупную сумму на оплату совсем ненужных услуг.